Wenn das Finanzamt dreimal klingelt… von Lou Herfurth1

Du fürchtest Dich jetzt schon vor der nächsten Steuererklärung? Zettel-Wirtschaft und Beleg-Chaos? Lou verspricht Hilfe und bringt Dich dabei auch noch zum Lachen. Viel Erfolg und viel Spaß… Liebe Grüße, anne

Wenn das Finanzamt dreimal klingelt…

Na, kam der Jahreswechsel mal wieder völlig unerwartet im absolut verkehrten Augenblick?

Einige meiner Kundinnen sahen das ebenso und so kam es, dass ich zwischen den Jahren genagelt habe, dass sogar ein Bauarbeiter auf mich stolz geworden wäre.Getreu dem Motto: „Bauet auf und reißet nieder, so habt ihr Arbeit immer wieder!“, habe ich einigen China-Män-Modellagen, hoffentlich endgültig, den Kampf angesagt.

Aber auch bekannte Gesichter waren dabei und so kam es, dass meine ältesten Hasen und ich uns es haben gut gehen lassen. Mit Mango Fruchtwein und Asti. Genau wie letztes Jahr. Frau gönnt sich ja sonst nichts.

 Aufgrund desaströser Ordnungswut im heimischen Büro habe ich mir bereits vorletztes Jahr die Haare gerauft. Oh tempora, oh mores, wo soll das enden? Eine Zettelwirtschaft deluxe, wo sind eigentlich die Belege von..? Hat einer meine Kontoauszüge gesehen? Und womit soll sich bitte einer den Steuerberater leisten?

Das kommt dir das bekannt vor? Nun, dann schreibe ich diese Zeilen genau für dich!

 Schlagt dem blanken Horror ein Schnippchen. Es ist Januar. Es ist an der Zeit, sich bis Dezember ein neues Gebahren anzugewöhnen, um die Achterbahn aus Zahlen, Zetteln und Zeilen mal anzuhalten.

Ich habe sicher keine ultimative Jedermannslösung, aber ich kann euch recht fix erklären, wie ich, die größte Schusseltante vor Gottes Angesicht, es dennoch auf die Kette gebracht habe, nicht sang- und klanglos in einer Schnipselflut unterzugehen.

Und so geht´s:

 Das Anlegen von Ordnern ist eines der ersten Dinge, die ihr euch angewöhnen solltet.
Ich schreibe euch nun keine konkrete Einkaufsliste, aber vielleicht sind ein paar Anhaltspunkte dabei, die euer System optimieren.

 Ganz wichtig: wünscht euch bitte zum Valentinstag, falls noch nicht geschehen ist, einen Locher! Ohne den geht so ziemlich vieles erstmal gar nicht, bzw. verloren!

Folgendes wären schon einmal hilfreich:

1 breiter Ordner, in dem sich Klarsichthüllen, bzw. Trennstreifen befinden.
Hier werden sämtliche Belege für Einkäufe von Material (also alles, was du im Studio verwurstest) nach Monat sortiert, abgeheftet.

Da als Nebengewerbler hier noch genügend Platz sein dürfte, habe ich in meinem Fall die wichtigsten Unterlagen direkt hinten dran geheftet, die jedes Jahr in den jeweils aktuellen Ordner wandern; Gewerbeanmeldung (die man heutzutage aber auch digital auf dem Computer haben sollte), Unterlagen der Berufsgenossenschaft, evtl. weitere Versicherungsunterlagen, etc.

1 Schnellhefter mit Klarsichthülle und eine Kladde fürs Auto. Warum? Na, Tankbelege rein und Fahrtenbuch schreiben. Klingt am Anfang nach Aufwand, aber nur wer sich hier selbst konditioniert, kann Geld sparen. Man gewöhnt sich an alles. Ist nur ´ne Frage von Zeit.

Den Rest mache ich digital. Bereits in meiner früheren Kolumne, dem „Backstage Knigge“, sprach ich über mein Programm, mittels dessen ich so ziemlich das Meiste verarbeite. Da ich mehrfach darauf angesprochen wurde, lüfte ich hier das Geheimnis: ich benutze den Auftragsmanager V004 von EDV Dürrschmidt. Dieser hat diverse Optionen, die man dazubuchen und herunter laden kann, wenn man möchte. Normalerweise reicht aber auch schon die abgespeckte Version für 19 €, die man auch noch per PayPal bezahlen kann.

Dieses Programm, ich gebe zu, es war einmalig zeitintensiv, erledigt mittlerweile alles für mich. Ich kann meine Kunden anlegen, meine Modellagen, Behandlungen, Produkte. Ich kann dort Vorlagen für Rechnungen nutzen, die meine Kundinnen dann mitbekommen.
(Ich persönlich habe die Pflegetipps auf blanko Papier gedruckt, drucke auf die Rückseite die Rechnung und gebe das meinen Damen mit. Nie für möglich gehalten, ist aber eingeschlagen wie ´ne Bombe, versucht´s mal!)

Auch kann ich dort umgehend Rabattaktionen wie bsp. Ermäßigungen um % Punkte einstellen.

Dieses Programm rechnet mir meine kompletten Umsäte aus- und zusammen. Ermittelt Statistiken und ist kinderleicht zu bedienen. Wer noch nicht mit Computerprogrammen arbeitet, ist sozusagen selbst doof. Da aber auch ein Computer nicht vor Weltuntergängen gefeit ist, drucke ich prophylaktisch jede Rechnung für meine eigenen Unterlagen aus.

Eine Alternative wäre es natürlich, abends ein Backup vom Computer auf eine externe Festplatte machen zu lassen. (Beim Backup (Datensicherung) wird eine Kopie der auf deinem Computer befindlichen Daten auf einer externen Festplatte abgespeichert, falls dein Computer zwischenzeitlich unwiderruflich den Geist aufgeben sollte. Ein Backup macht man in regelmäßigen Abständen, da sich ja kontinuierlich etwas auf deinem Computer wieder verändert.)

Zwei Tage im Monat sollten von vornherein als Buchhaltungstage auserkoren werden. Warum zwei? Na, für einen der beiden wird es eine triftige Ausrede geben, warum genau heute nicht gebuchhaltet werden kann… (wenn man kein Männe im Haus hat, das einem zwischendurch in den Allerwertesten tritt)

 An und für sich sollten zwei Stunden pro Monat ausreichen, einen jeden Monat aufzufrischen. Im großen Ordner wird nun sortiert, wir haben ja Trennstreifen…

Was wurde alles ausgegeben?
(Quittungen, Belege und Rechnungen abheften!)

Was wurde alles eingenommen?
(Daher auch meine Rechnungsdoppel, oder eben unser Superprogramm befragen)

Wohin wurde gefahren?
(Fahrtenbuch auffrischen, Monatsabschluss und Anzahl km vermerken)

Wie viel wurde getankt? Kosten Wagenpflege/ Inspektion/ Öl?
(Tank- u. Rechnungsbelege abheften und als eigene Positionen zusammenrechnen)

Was wurde alles für Bürohilfsmittel ausgegeben?
(Papier, Druckertinte, Anschaffung neuer Geräte, Porto, Telefonrechnungen…)

Welche Umsätze verkünden meine Kontoauszüge?
Habe ich vielleicht irgendwo eine Ausgabe oder Einnahme vergessen?

Und nachdem wir uns hier einen Überblick verschafft haben, heften wir alles hintereinander, schreiben auf ein Blankopapier unsere Ergebnisse und haben den Monat abgeschlossen. Ausserdem ist nun bereits alles vorsortiert, sollte unsere Freundin, das Finanzamt, wirklich mal etwas hinterfragen sollen, bzw. es ist bereits abgabefertig.

Auf unserem Blanko steht nun:

Monat X

Ausgaben:
Warenlieferungen X €

Büromaterial X €
Tanken X €
Fahrzeugkosten X €

Gefahrene Kilometer
Versicherungen X €

Einnahmen:
X €

Mal im Ernst…

Ganz unter uns; klingt das jetzt nach Aufwand? Es sieht auf den ersten Blick viel aus, aber ich verspreche euch, Übung macht den Meister. Nach drei Monaten funktioniert das Prinzip im Schlaf. Ich sehe euch bereits jetzt schon die Finger lecken, hätte euch 2011 jemand bereits alles vorsortiert.

Der Erklärbär- jetzt geht´s ans Eingemachte:
Meine Steuererklärung mache ich, wer hätte es anders vermutet; mit dem WISO Sparbuch. Die aktuelle Version kommt jeweils Ende eines Jahres heraus. Es ist kinderleicht zu bedienen, wunderbar erklärt und meldet sofort jeden Eingabefehler, wenn es zu Unstimmigkeiten gekommen ist. Außerdem hat es jede Menge Steuerspartipps auf Lager, an die man sicher nicht gedacht hätte oder die man noch nicht kannte.

Da wir nun vorsortiert haben, sind wir rubbeldikatz mit Steuer erklären fertig. WISO führt von vorne bis zum Schluss durch die Steuererklärung, jede Position kann erklärt werden, wenn man auf das nebenstehende Fragezeichen klickt. Wenn wir nun alles eingegeben haben, können wir unsere Steuererklärung nun direkt online über Elster absenden oder ausdrucken und selbst wegschicken. Außerdem kann man sich selbst eine Kopie davon direkt abspeichern oder ebenfalls ausdrucken und zu seinem hübsch sortierten Ordner heften und diesen als abgeschlossenes Jahr wegstellen. Klingt doch super!

Ganz ehrlich? Ich mach´s mir in Zukunft nur noch selbst. 

Das Nageln und das Steuer erklären. (Was habt ihr denn gedacht..?!)

Anfang jeden Jahres sind die Steuerberater überrannt, bis der mein Zeug fertig hat und zwanzigtausendmal nachfragt, mach ich mich doch lieber selbst schlau und weiß auch, ab wann mich wer über den Tisch zieht oder gezogen hat.

Und sollte mal jemand mit seiner Berechnung nicht zufrieden sein, auch, weil man selbst irgendwas falsch eingegeben hat, gibt es ja immer noch das gültige Rechtsmittel des Einspruches und nötigenfalls kann man dann immer noch den Steuererklärer seines Vertrauens beanspruchen.

Na, juckts schon in den Fingern? Endlich mal Ordnung schaffen? Dann sag der Schnipselei in Kartons den Kampf an! Wer Nägel „aufräumen“ kann und weiß Gott was für Weltwunder darauf produziert, der ist auch fähig, seine eigene Sekretöse zu ersetzen 

Es ist Januar, noch ist nichts verloren. Nicht warten, sondern starten!

Für angehende Profis: Ich habe als Ausgaben auch meine private Krankenversicherung mit Pflegepflichtversicherung angegeben, ausserdem sämtliche Praxisgebühren, Physiotherapien, Medikamente, eben alles, was angefallen ist. Ob sich das zu meinen Gunsten auswirkt, werden wir sehen.

__________

Zum Weiterlesem empfehle ich: “Backstage-Knigge von Lou”